Dokumenty kadrowe to ten rodzaj dokumentacji, który potwierdza czas trwania, przebieg i przyczyny oraz sposób ustania stosunku pracy. Są to więc niezwykle istotne dokumenty z punktu widzenia pracownika, ale także instytucji, na przykład Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przy ustalaniu wysokości renty i/lub emerytury. Nic zatem dziwnego, że sam ustawodawca uregulował odpowiednimi zapisami okres, przez jaki dokumenty kadrowe muszą być przechowywane.
Co i jak długo?
Akta osobowe i dokumenty związane ze stosunkiem pracy (czyli m. in. karta czasu pracy, wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń, czy wypłaty wszelkich ekwiwalentów pieniężnych bądź przydziału odzieży roboczej) muszą być przechowywane przez okres pięćdziesięciu lat. Kwestia ta została uregulowana w Ustawie emerytalnej (Art. 125a, ust.4) oraz Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Art. 51u), jak również w Załączniku nr 2 do Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Dokumenty ubezpieczeniowe przekazane do ZUS płatnik składek musi przechowywać przez okres pięciu lat od dnia ich przekazania do ZUS, ale dotyczy to dokumentów przekazanych po 1 stycznia 2012 roku. przed tą datą, bowiem, dokumenty muszą być przechowywane przez okres lat dziesięciu.
Warto również przypomnieć, iż dokumenty potwierdzające obecność pracownika w pracy, czyli listy obecności, zgodnie z ww. Załącznikiem nr 2 to dokumenty mające krótkotrwałe praktyczne znaczenie, w związku z tym podlegają zniszczeniu po pełnym jej wykorzystaniu. Natomiast dokumenty urlopowe przez okres dwóch lat licząc od dnia 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentacji.
Co istotne, także okres przechowywania innych dokumentów, mających istotne znaczenie we wszelkiego typu ewentualnych roszczeniach pracownika wynosi 3 lata. Po tym terminie, bowiem, zgodnie z Kodeksem pracy, wszelkie roszczenia wynikające ze stosunku pracy przedawniają się.
Jak wynika z powyższego ustawodawca szczegółowo określił okresy przechowywania dokumentów kadrowych. Idąc dalej pamiętać również należy, że pracodawca, który nie zachowa ww. okresów, a pracownik poniesie w związku z tym szkodę, zagrożony jest karą grzywny oraz odpowiedzialnością odszkodowawczą.